مواد مصرفی در دستگاه نقش بسزایی دارد و بدون آنها امکان فعالیت دستگاه وجود ندارد مواد مصرفی دستگاه فتوکپی شامل :

_ کاغذ

- تونر

- دولوپر

می باشند البته درام نیز جزء مواد مصرفی محسوب می گردد زیرا بر حسب کارکرد بعد از مدت زمان معین نیاز به تعویض و آموزش تعمیرات فتوکپی  دارد ولی آن را در فصل مربوط به خود توضیح می دهیم .

کاغذ (paper)‌:

کاغذ در دستگاه فتوکپی باید دارای استاندارد و شرایط مناسب باشد و در غیر اینصورت ممکن است در حین کپی در دستگاه گیر کند به طور کلی کاغذ مورد استفاده در دستگاه بر پایه دو سایز کاغذ به نام های A4 و B5 می باشد .

کاغذ A4 : به کاغذی گفته می شود که دارای ابعاد (29/7 × 21/3 سانتی می تر باشد .

کاغذ B4 : به کاغذی گفته می شود که دارای ابعاد (25×35) سانتی متر باشد .

دیگر سایزهای مورد استفاده در دستگاه فتوکپی با نام های :

A3 : کاغذA3 ابعادش برابر با ابعاد دو کاغذ A4 که پهلوی هم قرار بگیرند می باشد .

A5: کاغذ A5 ابعادش برابر با نصف A4 می باشد .

کاغذ فتوکپی اگر به صورت طولی با افقی در دستگاه از آن استفاده گرد د حرف R به آخر آن اضافه می شود.

 به طور مثال اگر کاغذ به صورت طولی یا افقی در دستگاه استفاده کنید به آن A4R گفته می شود .

ولی اگر کاغذ به صورت عرضی در دستگه استفاده شود به همان نام سایز خواهد بود به طوری که اگر کاغذ A4 به صورت عرضی در دستگاه استفاده شود همان نام A4 خواهد بود .

ویژگی های کاغذ دستگاه فتوکپی

1-کاغذ سفید باشد و چروک نداشته باشد  .

2-دارای کمترین تار و پود کاغذ  و آموزش تعمیر فتوکپی باشد به طور مثال کاهی نباشد .

3-یک متر مربع آن 80 گرم وزن داشته باشد و اصطلاحاً  80 گرمی باشد .

4-لبه های کاغذ خوب برش داده شده باشد و ناصاف نباشد .

5-فقط از سایزهای استاندارد و کاغذ در دستگاه استفاده می کنیم و آنها را به دلخواه برش ندهیم .

6-رطوبت نداشته باشد کاغذهای موجود در بازار که در بسته قرار دارند دارای یک لفافه رطوبت گیر می باشند که در صورت لزوم رطوبت آنها را جذب می نماید .

7-کاغذهای داخل بسته را قبل از استفاده بیرون نیاورید یرا ممکن است چروکیده و یا مرطوب شوند و در دستگاه گیر کنند .

یک قست دیگر که دستگاه کپی با سند در ارتباط است صفحه ای شیشه ای است میز اسناد نامیده می شود .